Wprowadzenie
Otwarcie własnego gabinetu rehabilitacji to dla fizjoterapeuty naturalny krok w rozwoju kariery, ale także złożony projekt biznesowy. Wymaga połączenia wiedzy medycznej z kompetencjami przedsiębiorcy, zrozumienia wymogów prawnych oraz umiejętności zarządzania personelem i relacjami z pacjentami. W niniejszym przewodniku znajdziesz wszystkie kluczowe informacje – od analizy rynku, przez rejestrację działalności, po skuteczne działania marketingowe.
Analiza rynku i lokalizacja
Pierwszy krok to diagnostyka otoczenia biznesowego. Sprawdź liczbę potencjalnych pacjentów w wybranym obszarze, gęstość istniejących gabinetów oraz luki rynkowe – np. brak terapii pediatrycznej lub opieki domowej. Analizę ułatwią dane GUS, raporty NFZ i rejestr KIF, a także ankiety wśród lokalnych lekarzy POZ.
Lokalizacja powinna łączyć dostępność (pobliże komunikacji publicznej, parking) z niskimi kosztami najmu. W małych miastach często lepiej sprawdza się centralna ulica, w metropoliach – osiedla mieszkaniowe z dużym ruchem pieszym. Pamiętaj o dostępie dla osób z niepełnosprawnościami: podjazd, szerokie drzwi i toaleta bez barier są warunkiem ustawowym.
Formy działalności gospodarczej
Najczęściej wybierana jest jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG), którą rejestrujesz w CEIDG. To najszybsze i najtańsze rozwiązanie, ale odpowiadasz majątkiem osobistym. Alternatywą jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (rejestracja w KRS), gdzie chronisz prywatny majątek, jednak koszty księgowości i kapitał zakładowy (min. 5 000 zł) są wyższe. Trzecia opcja to spółka cywilna – dobra, gdy zakładasz gabinet z partnerem, ale również z pełną odpowiedzialnością wspólników.
Wybór formy prawnej wpływa na opodatkowanie. Usługi fizjoterapeutyczne korzystają ze zwolnienia z VAT (art. 43 ust. 1 pkt 19 ustawy o VAT), natomiast podatek dochodowy możesz rozliczać według skali (12/32 %) lub ryczałtu (15 %). Pamiętaj też o obowiązkowych składkach ZUS – w JDG możesz skorzystać z Ulgi na start (6 miesięcy) i Małego ZUS Plus.
Wymagania prawne i pozwolenia
Prowadzenie gabinetu rehabilitacji to działalność lecznicza. Zgodnie z ustawą o zawodzie fizjoterapeuty musisz:
- wpisywać gabinet do Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą (RPWDL),
- posiadać aktualne prawo wykonywania zawodu,
- zawrzeć obowiązkowe ubezpieczenie OC – co najmniej 30 tys. € na jedno zdarzenie i 150 tys. € na wszystkie zdarzenia.
Sanepid ocenia, czy pomieszczenia spełniają normy sanitarno-epidemiologiczne. Jeśli lokal mieści się w piwnicy lub suterenie – potrzebujesz dodatkowej zgody inspektora. Minimalna wysokość pomieszczeń to 2,5 m, a ściany w strefie zabiegowej należy pokryć zmywalną farbą medyczną.
Po przekroczeniu 20 000 zł rocznego obrotu, sprzedaż dla osób fizycznych musisz ewidencjonować na kasie fiskalnej. Wreszcie, od 1 stycznia 2021 r. prowadzimy elektroniczną dokumentację medyczną; wybierz system zgodny z RODO i umożliwiający e-recepty oraz e-skierowania.
Koszty początkowe i finansowanie
Budżet startowy obejmuje:
- remont i adaptację lokalu (30–100 tys. zł w zależności od stanu technicznego),
- wyposażenie medyczne (patrz niżej) – ok. 70–150 tys. zł,
- oprogramowanie (system EDM, księgowość, rejestracja online) – 1 000–3 000 zł rocznie,
- marketing oraz strona www – 5–20 tys. zł,
- rezerwa płynności na pierwsze 3–6 miesięcy – 30–50 tys. zł.
Finansowanie możesz pozyskać z banku, leasingu lub funduszy UE. Regionalne Programy Operacyjne refundują 50–80 % kosztów kwalifikowanych, w tym zakup sprzętu. W praktyce oznacza to zwrot nawet 80 tys. zł przy inwestycji 100 tys. zł. Warto też sprawdzić pożyczki JEREMIE i dotacje PUP dla osób bezrobotnych.
Projektowanie i wyposażenie gabinetu
Układ funkcjonalny powinien obejmować recepcję, poczekalnię, minimum jeden gabinet zabiegowy oraz toaletę dostosowaną do potrzeb osób z niepełnosprawnościami. Przy projektowaniu kieruj się zasadą flow pacjenta: wejście → rejestracja → poczekalnia → gabinet → płatność.
Podstawowe sprzęty rehabilitacyjne (zgodne z dyrektywą MDR):
- stół rehabilitacyjny z regulacją wysokości,
- drabinki gimnastyczne i materace,
- aparaty do elektroterapii, laseroterapii i ultradźwięków (z certyfikatem CE),
- wioślarze, bieżnie, rowery poziome do kinezyterapii,
- drobnica: piłki, taśmy, ciężarki, a także kabiny UGUL.
Zwróć uwagę na ergonomię: kształt stołu, dostosowaną wysokość blatu recepcyjnego, oświetlenie 500 lx w obszarze zabiegowym. Całość musi przejść odbiór Sanepidu.
Zatrudnianie personelu
Nawet jednoosobowy gabinet prędzej czy później wymaga wsparcia. Najczęściej zatrudnia się:
- fizjoterapeutów – umowa o pracę lub B2B (elastyczne grafiki),
- recepcjonistę – kluczowy dla obsługi pacjenta i sprzedaży pakietów,
- specjalistów pokrewnych: masażystę, dietetyka, trenera personalnego.
Przy rekrutacji sprawdź Prawo Wykonywania Zawodu, aktualne kursy i punkty edukacyjne KIF. Warto wdrożyć procedurę ochrony danych (RODO), podpisując z pracownikami umowy poufności.
Promocja i marketing gabinetu
Marketing gabinetu rehabilitacji opiera się na zaufaniu i rekomendacjach. Skuteczne kanały:
- Google Moja Firma – wizytówka z opiniami pacjentów,
- SEO lokalne: frazy „rehabilitacja + miasto”, „fizjoterapia po urazie kolana + dzielnica”,
- social media: edukacyjne rolki o ćwiczeniach, transmisje live Q&A,
- współpraca z lekarzami POZ i ortopedami – dostarczaj im ulotki i raporty z terapii,
- webinary i e-booki w zamian za adres e-mail (lead magnet).
Pamiętaj, że reklama usług medycznych podlega ustawie o lekarzach i dentystach. Możesz informować o zakresie usług, cenniku i kwalifikacjach, ale nie wolno obiecywać gwarantowanych efektów.
Zarządzanie i organizacja pracy
Systemowo poukładany gabinet potrzebuje procedur. Przygotuj:
- regulamin pracy z harmonogramem dyżurów,
- ścieżkę pacjenta – od przyjęcia po zakończenie terapii,
- plan higieniczno-sanitarny (dezynfekcja sprzętu, segregacja odpadów),
- KPI: liczba wizyt tygodniowo, średni przychód na pacjenta, compliance zaleceń domowych.
W zarządzaniu pomaga oprogramowanie typu Medical cloud z modułem grafiku, powiadomieniami SMS i fakturami. Raportuj koszty i przychody w arkuszu lub systemie ERP – dzięki temu szybciej wychwycisz sezonowe spadki.
Budowanie relacji z pacjentami
Satysfakcja pacjenta jest najlepszą reklamą. Stosuj ankiety NPS, a po zakończonej serii zabiegów poproś o opinię online. Ważne elementy relacji:
- wytłumacz prostym językiem diagnozę i plan terapii,
- przekaż indywidualne ćwiczenia domowe w formie wideo lub PDF,
- kontroluj ból i komfort – pytaj podczas zabiegu o odczucia,
- celebruj sukcesy: tablica wyników, post w social media (za zgodą).
Zapisz datę kolejnej wizyty przed wyjściem pacjenta, aby zmniejszyć ryzyko „uciekania” z terapii. Program lojalnościowy (np. 10 % zniżki na pakiet 10 wizyt) dodatkowo zwiększa retencję.
